Notat

Til: Fakultet for kjemi og biologi

Fra: IT-utvalget

Kopi til: Utdanningsutvalget

Gjelder: IT-strategi 1999-2002

Saksbehandler: Steivor Bjarghov

Dato: 25.5.1999 Signatur: T.Hertzberg Arkiv:

IT-utvalget har på nytt vært gjennom en vurdering av brukernes samlede behov for IT-tjenester, og hvordan disse best og mest kostnadseffektivt kan dekkes. Vi har gjennomgått IT-strategien fra 1997 (behandlet i fakultetsstyret mai 1998), som i hovedsak dreide seg om samordning og ansvarsfordeling etter omorganisering av ED-tjenesten. Det ble gjort en grundig statuskartlegging i forbindelse med IT-strategien i 1997/98, som vi også har hatt nytte av i denne omgangen.

Det siste året har det skjedd en omlegging av viktige oppgaver og rutiner ved ED-tjenesten. Vi står foran endringer som vil stille nye krav og åpne nye muligheter for datatjenestene. Om ett år vil vårt fakultet være så godt som samlokalisert på Gløshaugen. I den forbindelse må vi tenke over mål, tiltak, ressursbruk og organisering knyttet til våre IT-tjenester. Samtidig er fakultetet inne i en kontinuerlig omorganiseringsprosess som også påvirker rammene for ED-tjenesten.

IT-utvalget har nå et forslag til en ny IT-strategi. Grunntanken i den nye IT-strategien er å styrke den sentrale datatjenesten slik at den får kapasitet til å yte de tjenester det er behov for på en mest mulig kostnadseffektiv måte. Dette skal frigi ressurser som man har vært nødt til å bruke på instituttene i løpet av den tiden ED-tjenesten har vært underbemannet.

IT-tjenester tar en stor del av budsjettene våre. Etterhvert er alle blitt databrukere, og således blir denne delen av budsjettet likt fordelt mellom alle ansatte. Det synes fornuftig at alle basistjenestene finansieres i form av et driftsbudsjett til ED-tjenesten, siden ED-tjenesten har ansvar for disse tjenestene. Det synes ikke fornuftig at instituttene bruker ressurser på å tilby de samme tjenestene internt. Da vil man ikke få oversikt over ressursbruken/-behovet, og man vil ikke få en kostnadseffektiv driftssituasjon.

Til sammenligning kan det være interessant å se på hva det ville koste å kjøpe alle datatjenester fra for eksempel RUNIT. Servertjenester og drift av klient (lokal PC), som da må være i.h.t. definert standard, koster ifølge de som kjøper denne tjenesten, ca. 16000,- pr. år. For alle fakultetets 750-800 klienter ville det bety 12-13 millioner kroner til sammen i driftsutgifter pr. år, i tillegg til en startkostnad for å komme opp på den standard som kreves på klienten.

Ut fra anbefalte standarder, bl.a. fra den internasjonale bedriften for datarådgivning, Gartner Group, mener vi at vår ED-tjeneste bør bemannes med minst 8 årsverk innen data. Dette med bakgrunn i det antall klienter og servere tjenesten har ansvar for. Dette vil gi en totalkostnad på ca. 3 mill.kr. + driftsbudsjett. I tillegg kommer tid og driftsutgifter som brukes på instituttene. Det er viktig for å opprettholde en kostnadseffektiv drift av datatjenesten har riktig bemanning, slik at ikke instituttene må bruke dyrebare ressurser på å bygge opp lokale datatjenester.

Servertjenestene leveres i dag fra utstyr som ble anskaffet før vårt nye fakultet ble opprettet. Disse gamle serverne ikke er dimensjonert for vårt nye samlede fakultet. I forbindelse med datautstyrsbehov i realfagsbygget har ED-tjenesten meldt fra om behovet for ny server, og dette er tatt med i den samlede utstyrsbehov for bygget. Utstyrsmidlene som er/blir bevilget til realfagsbygget vil imidlertid bli fordelt til FIM og KB i.h.t. en nøkkel som kollegiet har under behandling. Fakultetene prioriterer selv hva disse utstyrsmidlene skal brukes til.

1. ED-tjenesten styrkes med minimum 2 stillinger.
2. Fakultetet prioriterer midler, anslagsvis 500 Kkr., til kjøp av ny hovedserver for ansatte når midler til utstyr i realfagsbygget kommer til fordeling i 1999.
3. Fakultetet slutter seg til de øvrige tiltak som er foreslått i denne strategien.

Denne strategien må ses på bakgrunn av rapporten "Forslag til IT driftsløsning" fra februar 1998. De drøftinger og anbefalinger som ble gjort der, er ikke gjentatt her. IT-strategien for 1999-2002 inneholder bare de endringer som bør gjennomføres i perioden.

1. Fakultetets sentrale driftsenhet for IT-tjenester, ED-tjenesten, skal ivareta fakultetets samlede behov for datatjenester.
2. Sterkere standardisering m.h.t. maskinvare, programvare, protokoller og driftsrutiner, også for instituttenes spesifikke behov.
3. Unix benyttes som serverplattform for basistjenestene.
4. Prinsippene for serverdrift skal være: Standardisert, enkelt og robust.
5. Windows applikasjonsserver benyttes for gamle PC-er.
6. Studentene skal ha et mest mulig enhetlig datatilbud.

Vi vil kort begrunne og foreslå tiltak knyttet til disse målene.

I konklusjonen på orgut-prosessen som har gått sentralt ved NTNU, anbefaler styringsgruppen under punktet Organisatoriske prinsipper: "Spesialkompetanse og kapasitet for tyngre oppgaver hentes vanligvis fra overordnet nivå. Denne kompetansen legges der den blir fullt utnyttet". Serverdrift og klientdrift mener vi er en "tyngre oppgave". Orgut-rapporten antyder at grensen for full utnyttelse ligger på minimum 400 ansatte, noe som tilsier at vårt fakultet er stort nok – ved en opptelling for vel et år siden hadde vi 750 klienter (personlige datamaskiner), og vi har som kjent knappe 500 ansatte.

Ut fra føringene i ORGUT, og de erfaringer vi har med en fakultetssentral datatjeneste, mener vi at den organisasjonsform som er valgt ved KB-fakultetet er den optimale for et fakultet av vår størrelse. Vi har et stort nok behov til at kompetansen utnyttes fullt ut, og til at vi kan ha flere heltidsansatte i vår datatjeneste. Dette fører igjen til at vi kan ha et faglig miljø og en kontinuitet som gjør oss mer attraktive som arbeidsplass og mindre sårbare ved fravær. Antallet brukere skulle tilsi 1-2 stillinger innen serverdrift og 7-8 stillinger innen klientdrift/brukerstøtte, forutsatt at man bruker timeansatte/studentassistenter til sesongbetonte/studentrelaterte oppgaver.

Fakultetets ED-tjeneste har i mange år ikke hatt nok personalressurser til å kunne yte tilstrekkelige datatjenester til alle brukerne. Derfor har mange av instituttene bygget opp datakompetanse lokalt enten hos fast ansatte eller ved bruk av studenter/stipendiater. Ingen av instituttene har dedikerte stillinger til data, men en opptelling gjort av "Nesse-komiteen" (organisering av teknisk/administrative stillinger) i januar 1999 viser at vårt fakultet bruker 11 årsverk til data, og bare 5,5 av dem er organisert i ED-tjenesten. 11 årsverk burde dekke vårt behov for datatjenester i rikt monn, men siden bare 5,5 av disse er samlet i ED-tjenesten, oppnår vi ikke full effektivitet. Dette skyldes blant annet at de 11 årsverkene er organisatorisk og geografisk spredd, uten noen entydig ledelse med koordinerende mandat. Dette forholdet kan fakultetet eventuelt endre på i forbindelse med den lokale omorganiseringsprosessen vi er inne i.

Forutsatt at ED-tjenesten har tilstrekkelig med ressurser, vil det være naturlig at mest mulig ansvar legges dit. Det eneste som naturlig bør ligge på instituttet er kompetanse på instituttspesifikk programvare, som brukeren av programvaren selv må ha, og evt. ansvar for ikke-standard klienter.

Sentral IT-avdeling har ansvar for

• Lisensavtaler, inngåelse og informasjon og distribusjon.
• Servere for studenter: konto, pålogging, hjemmekatalog, backup, mail, web.
• Brukerdatabase for entydig brukeridentifikasjon ved NTNU.
• Drift og overvåkning av nett fram til "pluggen i veggen".
• Dokumentmaler for administrative formål.
• Oppringttjeneste (modem og ISDN).
• Servere for felles administrative formål, slik som studentdata, personaldata, økonomisystem.
• Servere for NEWS og public FTP.

Fakultetet har ansvar for

Instituttet har ansvar for

• Innkjøp, installasjon og drift av ikke-standard personlig datautstyr til ansatte og studenter.
• Brukerstøtte vedr. instituttspesifikk programvare for forskning/undervisning

Datatjenestene bør samordnes på tvers av instituttene, slik at man oppnår den effektivitetsgevinst som ligger i standardisering og koordinering av ressursene. Hvert institutt bør utpeke en fast ansatt til å være instituttets IT-ansvarlige og kontaktperson for IT-saker både internt på instituttet, og mot ED-tjenesten og ITEA. De ansvarsområder som foreslås lagt til institutt, kan dekkes av denne personen eller på andre måter som instituttet bestemmer. Det viktigste er at den sentrale kontaktpersonen er en fast ansatt utpekt av instituttets ledelse til denne funksjonen.

Tiltak:

1. Mest mulig IT oppgaver utføres av ED-tjenesten.
2. ED-tjenesten styrkes med minimum 2 stillinger innen data, og ressurser frigis dermed på instituttene.
3. Instituttene har en IT-ansvarlig som er lokal kontaktperson for IT-saker.
4. Det opprettes et IT driftsforum bestående av datatjenesten, samt IT-ansvarlig fra hvert institutt. Instituttrepresentanten har myndighet til å ta beslutninger som angår koordinering og standardisering knyttet til den daglige IT-drift.

Vanlig PC, Macintosh og Unix-maskiner benytter i utgangspunktet ulike protokoller (språk) for kommunikasjon i nettet. I IT-strategien fra 1997/98 foreslo vi SMB som standard protokoll for servertjenester til klienter, men vi ville også støtte NFS (brukt av Unix-klienter) og Appletalk (brukt av Mac). NFS-protokollen brukes i kommunikasjon mellom Unix-servere, men bør fases ut i kommunikasjon mot klienter fordi det innebærer en sikkerhetsrisiko. Det viser seg imidlertid at vi vil få stadig større problemer med å støtte Appletalk-protokollen.

ITEA, som har ansvar for drift av nettverket, ønsker å fase ut Appletalk helt, fordi det krever ekstra kompetanse, og dyrere nettverkskomponenter. Noen få miljøer har et Appletalk-tilbud, og Rosenborg er et av dem. På Gløshaugen og i Realfagsbygget verken er eller blir det mulig å kommunisere via Appletalk på tvers av ulike nett.

ED-tjenesten må gjøre spesielle grep for å tilby servertjenester som lagring og nettverksutskrift for Appletalk. Dette krever tid, kompetanse og utstyrskomponenter.

Det nettspråket som betraktes som standard, og som støttes i NTNU-nettet, er internett standarden TCP/IP. Denne benyttes som standard i de fleste nettverkskommuniserende programmer på Windows PC, Unix og Mac. Alle Mac-er kan derfor bruke internett og mail. Den nettjenesten som kan bli problematisk for Mac-brukerne, er lagring på server. For gamle Mac-er kan også utskrift i nett bli vanskelig. Vi kan imidlertid regne med at disse problemene blir løst i form av nye programvaretilbud på Mac.

Ved en opptelling gjort ved årsskiftet 1997/98 hadde brukerne følgende utstyr på kontorpultene sine: 73 % PC-er, 19 % Mac-er og 8 % unix-basert. Det medfører en del ekstra tilrettelegging ved drift av servere og nett at vi har denne blandingen av klienter. Det krever også annen kompetanse å drifte en Mac og en Unix arbeidsstasjon enn en Windows PC.

Unix-kompetanse har vi allerede på grunn av at serverne kjører Unix. Det er imidlertid stor forskjell på de ulike Unix-variantene, og det er ikke slik at du kan alle hvis du kan èn. Det er også stor forskjell på drift av en Unix server og en Unix klient.

ED-tjenesten har ikke hatt kapasitet til å opprettholde kompetanse for drift av Mac klienter de siste årene, og har derfor svært lite å bidra med når det gjelder Mac operativsystem. Dette er en ulempe for Mac-brukerne.

Ved å standardisere på en klientplattform kunne vi effektivisert klientdriften betydelig. Man kan imidlertid ikke fase ut en plattform "over natten", men må gi brukerne en sjanse til å bytte utstyr gjennom "naturlig avgang", eller stå for driften selv.

Når det gjelder programvare, fins det mange produkter og versjoner å velge mellom. Alle har sine fordeler og ulemper. I jakten på det optimale produkt kan det gå med mye tid til oppgraderinger og endringer. For brukerne er det en fordel å beholde en programversjon så lenge det dekker behovet. For effektiv drift og brukerstøtte er det en fordel at alle bruker samme produkt og versjon.

I forskningsøyemed er det ikke sikkert man finner hensiktsmessige produkter på en standard plattform. Mange institutter har allerede en del servere og IT-utstyr som er innkjøpt til forskningsformål og andre IT-formål som ikke har vært dekket av ED-tjenesten.

Instituttene bruker ofte studenter til drift av disse serverne, noe som gjør det vanskelig å holde kontinuitet i serverdriften. Det koster mye tid å opprettholde nok kompetanse for å drifte en server. Når ED-tjenesten først har denne kompetansen, er det kostnadseffektivt å utnytte den fullt ut. Hvis ED-tjenesten kunne drifte servere for forskningsformål, ville det gi bedre kontinuitet og stabilitet for instituttene, og en mer kostnadseffektiv løsning totalt sett.

1. All serverdrift bør være ED-tjenestens ansvar.

• ED-tjenesten tilbyr drift av alle eksisterende instituttservere etter hvert som de har kapasitet til det. Ved overtakelse definerer instituttet sitt behov og overlater til ED-tjenesten å dekke det. ED-tjenesten disponerer serveren på en mest mulig kostnadseffektiv måte. Evt. omdisponering av serveren skjer i forståelse med instituttet.

• Ved kjøp av datamaskiner/servere for forsknings-/undervisningsformål på instituttnivå, bør dette så langt det er mulig skje med utgangspunkt i eksisterende driftskompetanse hos ED-tjenesten.

1. Windows PC betraktes som standard klient.

• ED-tjenesten skal ikke ha eller bygge opp kompetanse på drift av Mac-klienter. Instituttene oppfordres til å fase ut Mac ved nykjøp, eventuelt stå for driften selv.
• De som primært skal kjøre Unix bør gjøre dette fra en PC med egnet programvare mot en Unix-server. Spesifikke Unix-klienter fases ut ved nykjøp, eventuelt må instituttet stå for driften selv.

1. Servertjenester (fillagring, backup, utskrift) overfor klienter tilbys via SMB-protokollen. Servertjenester via Appletalk-protokollen forsøker man å støtte fram til sommeren år 2000.
2. ED-tjenesten tilbyr drift og brukerstøtte innen standard programvare. Hvilken programvare/versjon som er standard bestemmes i samråd med IT-kontaktene og i henhold til sentrale standarder. Brukeren selv må ta ansvar for programvare og versjoner utover det som ED-tjenesten tilbyr.

Når det gjelder serverplattform, står valget for vårt fakultet mellom å fortsette med Unix som serverplattform, eller bytte til NT. Ressursmessig hadde det vært best om vi hadde kun en plattform på våre servere, enten NT eller Unix. Det ser imidlertid ut for at vi ikke kommer bort fra et både-og. Unix vil være påkrevd for vitenskapelige formål ennå i noen år, og NT er eneste alternativ for en Windows applikasjonsserver, som er en tjeneste vi har under oppbygging.

Spørsmålet er hvilken plattform våre viktigste tjenester; fillagring, utskrift, mail og web, skal leveres fra. Alle disse tjenestene tilbys i dag fra Unix-plattformen. Den kompetanse vi allerede har vil være hovedargumentet for å fortsette med Unix. Valg av Unix vil også kreve minst investeringer i kompetanseoppbygging og omkonfigurering. Kompetanseoppbygging på NT plattformen ville kostet 150.000,- i kurs og 2-3 år i tid for å oppnå serverdrift kompetanse som kan sammenlignes med det vi har på Unix i dag.

Hovedargumentet for NT er at dette har vært satset på fra sentralt hold, og mange mener den er enklere å drifte når det gjelder rene fil-tjenester. Det finnes altså en del kompetanse på drift av NT filtjenere ved NTNU. ITEA har imidlertid holdt seg på Unix-plattformen for alle større/kritiske oppgaver slik som sentrale administrasjonsoppgaver, studentservere, sentrale mail, web, FTP og news servere, backuprobot, DNS-server osv Vi har den oppfatning at NT ennå ikke er helt modent for tyngre flerbrukeroppgaver utover fil/utskrift-tjeneste. Ettersom vårt fakultet har behov for både mail og web-server, mener vi at det er driftsmessig tryggest å kjøpe Unix server ved nykjøp.

Tiltak:

1. Ved kjøp av ny server for basistjenestene kjøpes Unix-server.

Ett av stikkordene for en effektiv servertjeneste er enkle og robuste prinsipper for lagring av brukerdata, dvs opplysninger om fullt navn, instituttilknytning, bruker-ID osv. Brukerdata er våre viktigste data, og hvordan disse er organisert og vedlikeholdt danner grunnlag for mange viktige mekanismer.

Et annet viktig element i en robust servertjeneste, er enkle og (innen serverdrift) velkjente mekanismer, strukturer og metoder. Hensikten med dette er høy stabilitet (oppetid) og økt sjanse for at andre med serverdrift kompetanse raskt kan sette seg inn i vår konfigurasjon.

Kontinuerlig overvåkning av de ulike tjenestene på server, med tilbakemeldinger ved avvik er også viktig. Dette gjelder både vedlikehold/synkronisering av brukerdatabasen, oversikt over diskbruken, backuptjenesten, mail og web. Som en del av en overvåkning kan man ha en vakttjeneste.

Tiltak:

1. Det skal benyttes standard produkter, programmeringsspråk og mekanismer i serverdriften.
2. Det skal benyttes sikkerhetsrutiner som gir rask feilretting og stabil drift. Vaktordning for servere vurderes for å gi et stabilt driftstilbud utenom vanlig arbeidstid.

Windows applikasjonsserver har flere hensikter:

• gi gamle PC-er lengre levetid ettersom all programvare kjører på server i stedet for lokalt. Dette er en aktuell anvendelse for drift studentmaskiner/datasaler.
• gi Unix-brukere mulighet for å åpne Windows-applikasjoner i et vindu på skjermen
• gi mer effektiv drift av klienter, idet all vedlikehold av klient foregår ett sted, nemlig på server

ED-tjenesten er i gang med å etablere en slik server for de tynneste klientene på datasalene våre. Erfaringene med drift av denne type server ved Institutt for kjemisk prosessteknologi har vist at dette er en driftseffektiv måte å forlenge PC-ens levetid på.

1. Gamle PC-er på datasalene tilknyttes Windows applikasjonsserver.
2. Gamle PC-er settes opp på studentkontorer rundt omkring og tilknyttes Windows applikasjonsserveren. Dette vil avlaste datasalene, og gi et bedre tilbud til de studentene som har kontorplass, men ikke egen PC.

Studentenes behov for datatjenester består i å ha en konto for fillagring og –backup, samt mail og hjemmeside. Dette får de automatisk fra sentralt hold så snart de er registrert som student ved NTNU. ITEA drifter servere for disse formål (STUD).

Mange studenter får konto på KB-fakultetets servere i forbindelse med hovedfag/høyere grads studium, og da som regel på grunn av svært begrenset lagringsplass på STUD-server. Da har de som regel brukt det sentrale tilbudet (STUD) en stund. De har dermed et forhold til sin hjemmekatalog, mailkonto og hjemmeside på stud. Hvis de kunne fått nok diskplass sentralt hadde bare de færreste hatt behov for konto hos oss.

En måte å redusere den dynamiske delen av vår brukermasse på, ville være om vi kunne bidra med diskplass på sentrale servere, slik at studentene kunne blitt på STUD. Dette vil gi studentene en mer enhetlig tjeneste, og dessuten spare ED-tjenesten for mye arbeid. Det vil imidlertid koste litt mer å kjøpe seg inn med disk på STUD-serverne enn å kjøpe disker til egen server.

I tillegg til servertjenester har studentene behov for datamaskin/programvare å jobbe på. Dette er stort sett ivaretatt av fakultetene og instituttene. ITEA drifter noen få felles datasaler på Gløshaugen.

Drift av datasaler kunne med fordel kunne vært koordinert med andre. IDI drifter alle IT intro-salene. ITEA og IDI har noe koordinering seg imellom når det gjelder drift av saler. En samordning med disse to miljøene om drift av KB-fakultetets saler vil derfor gi et mer enhetlig tilbud til studentene.

Pr. d.d. har KB-fakultetet et svært dårlig tilbud til studentene når det gjelder antall PC-er på datasaler. Vi har ca. 50 PC-er på saler, og det betyr ca. 30 studenter pr. PC. Etter flyttingen til realfagsbygget regner vi med å ha ca. 8 studenter pr. PC. Det koster imidlertid en del tid og penger å drifte og vedlikeholde de 175 maskiner som vi kommer til å ha på datasaler i år 2000.

Drift av instituttenes egne datasaler er også en tyngre oppgave som hittil har vært instituttenes ansvar, men som vil gjøres mer effektivt dersom det ble en del av ED-tjenestens ansvar, og kunne gjøres over samme lest som de øvrige datasalene. Kostnader forbundet med maskin- og programvare må fortsatt dekkes av instituttet.

Studentene har også behov for opplæring og brukerstøtte ved behov. ITEA har en orakeltjeneste på Gløshaugen og en på Dragvoll. Fakultetet har i dag orakeltjeneste for studentene, som yter brukerstøtte og ivaretar daglige driftsoppgaver på salene våre. Dette gir en viktig avlastning for ED-tjenesten, og er kostnadseffektiv fordi vi ikke trenger å ha fast ansatte for å ta denne sesongbetonte oppgaven. Det er imidlertid nødvendig at fast ansatte sørger for kontinuiteten på denne tjenesten i form av overordnet driftsansvar og administrasjon/prioritering av oppgaver.

1. Fakultetet vil utprøve en ordning med diskplass reservert for våre studenter på sentral STUD-server.
2. Fakultetets ED-tjeneste skal ha overordnet ansvar for drift og vedlikehold av datasaler for våre egne studenter. Driften skal koordineres med andre ved NTNU, slik at studentene får et mest mulig enhetlig tilbud selv om de benytter andre saler enn våre (f.eks. IT intro salene).
3. Vi skal forsøke å holde en standard på under 10 studenter pr. PC på datasal fra sommeren år 2000.
4. Vi skal ha en egen orakeltjeneste, og disse skal yte brukerstøtte til våre studenter og ha daglig driftsansvar for våre datasaler.